Wie Sie eine Zoom-Besprechungsaufnahme in Text transkribieren

Um eine Zoom-Besprechung zu transkribieren, speichern oder teilen Sie die Aufnahme, laden die Datei in das Audio-zu-Text-Tool hoch oder fügen ihren Link ein, starten die Transkription, exportieren anschließend den Text mit Zeitstempeln und kopieren die KI-Zusammenfassung sowie die Aufgaben in Ihre Notizen.

Die meisten Zoom-Aufnahmen werden als MP4-Video oder M4A-Audio gespeichert, und beide Formate funktionieren. Ziel ist es, von einer Aufnahme zu einem lesbaren Transkript, Sprecherlabels und einer kurzen Liste mit Entscheidungen oder Aufgaben zu gelangen, ohne das gesamte Gespräch erneut abspielen zu müssen.

Was Sie vorab benötigen

Sie benötigen lediglich Zugriff auf die Zoom-Aufnahme. Das kann eine lokale Datei sein, die Sie aus Zoom heruntergeladen haben, oder ein teilbarer Zoom-Cloud-Link. Enthält die Aufnahme mehrere Sprecher, aktivieren Sie am besten die Sprecherlabels, damit aus dem Transkript kein einziger langer Textblock wird.

Ein typischer Arbeitsablauf sieht so aus:

1. Laden Sie die Zoom-Aufnahme herunter oder öffnen Sie sie.
2. Laden Sie die Datei in CATT hoch oder fügen Sie die URL ein.
3. Wählen Sie Sprache, Sprecherlabels und Zusammenfassungsoptionen.
4. Prüfen und korrigieren Sie das Transkript.
5. Exportieren Sie Text- oder Untertitel-Dateien.
6. Wandeln Sie die Aufgaben in Besprechungsnotizen um.

So transkribieren Sie eine Zoom-Besprechung: Schritt für Schritt

1. Speichern oder öffnen Sie die Zoom-Aufnahme

Öffnen Sie Ihr Zoom-Konto und suchen Sie die Aufnahme heraus, mit der Sie arbeiten möchten. Liegt die Aufnahme lokal vor, stellen Sie sicher, dass die MP4- oder M4A-Datei an einem Ort gespeichert ist, auf den Sie leicht zugreifen können. Handelt es sich um eine Cloud-Aufnahme, kopieren Sie den teilbaren Link aus dem Aufnahmebereich.

Sie müssen die Datei nicht vorher konvertieren. CATT akzeptiert gängige Zoom-Aufnahmeformate, darunter auch Videodateien. Befindet sich Ihre Aufnahme noch in der Zoom-Cloud, verwenden Sie den teilbaren Link, statt eine große Datei herunterzuladen – es sei denn, Sie benötigen eine lokale Kopie.

2. Laden Sie die Datei hoch oder fügen Sie den Link ein

Öffnen Sie das Audio-zu-Text-Tool und laden Sie Ihre Aufnahme hoch. Sie können die Datei in den Uploadbereich ziehen oder sie auf Ihrem Computer auswählen. Haben Sie einen Zoom-Cloud-Freigabelink, fügen Sie stattdessen diese URL über das URL-zu-Text-Tool ein.

Bei einer Videoaufnahme folgt das Video-zu-Text-Tool demselben Upload-Ablauf und extrahiert die Tonspur automatisch. Ein separater Audio-Extraktor ist nicht erforderlich.

3. Wählen Sie die Transkriptionsoptionen

Legen Sie vor dem Start der Transkription die Optionen fest, die zur Besprechung passen:

• Sprache: Wählen Sie die Hauptsprache, wenn Sie sie kennen, oder belassen Sie es bei der automatischen Erkennung.
• Sprecherlabels: Aktivieren Sie die Sprechererkennung bzw. Diarisierung, damit die Beiträge jeder Person separat gekennzeichnet werden.
• KI-Zusammenfassung: Schalten Sie die Ansicht für Zusammenfassung und Aufgaben frei, wenn Sie neben dem Transkript auch Besprechungsnotizen erhalten möchten.

Sind Sie unsicher, behalten Sie die Standardeinstellungen bei und starten Sie zunächst das Transkript. In der Regel lassen sich die Einstellungen anpassen und die Datei erneut verarbeiten, falls das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht. Bei Besprechungen, in denen sich Teilnehmer gegenseitig unterbrechen oder durcheinanderreden, müssen die Sprecherlabels danach möglicherweise noch von Hand nachbearbeitet werden.

4. Prüfen Sie das Transkript und benennen Sie die Sprecher um

Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, lesen Sie das Transkript durch. Der Text mit Zeitstempeln ermöglicht es Ihnen, direkt zu einer bestimmten Stelle der Aufnahme zu springen. Wirkt ein Wort falsch, gleichen Sie es vor der Bearbeitung mit dem Audio ab.

Sprecherlabels erscheinen zunächst oft unter generischen Namen. Klicken Sie auf ein Label und benennen Sie es in den tatsächlichen Namen des Teilnehmers um. So lassen sich die Notizen später deutlich leichter nachvollziehen, insbesondere wenn die Aufnahme drei oder mehr Personen umfasst.

Ist das Transkript lang, nutzen Sie die Suche oder die Navigation per Zeitstempel, um nur die Abschnitte zu prüfen, die Sie für Entscheidungen, Aufgaben oder offene Fragen benötigen. Das spart im Vergleich zum erneuten Durchlesen des gesamten Gesprächs Zeit.

5. Exportieren Sie das Transkript und die Untertitel-Dateien

Nachdem Sie das Transkript bereinigt haben, exportieren Sie die benötigte Datei:

• TXT für einfache Besprechungsnotizen oder ein Dokument.
• SRT oder VTT für Untertitel oder Bildunterschriften.
• Weitere unterstützte Formate, falls Sie einen anderen Workflow benötigen.

Das Exportmenü liefert Ihnen den Text mit Zeitstempeln im gewählten Format, sodass Sie ihn zusammen mit der Originalaufnahme speichern oder in ein gemeinsames Dokument einfügen können. Planen Sie, die Aufnahme später auf eine Videoplattform hochzuladen, ist SRT oder VTT die bessere Wahl, da dabei das Untertitel-Timing erhalten bleibt.

6. Wandeln Sie die Aufgaben in Besprechungsnotizen um

Öffnen Sie das Panel für Zusammenfassung oder Aufgaben. Dort sollten Aufgaben, Verantwortliche und zentrale Entscheidungen aus dem Gespräch aufgelistet sein. Kopieren Sie diese Punkte in Ihre Notiz-App, Ihren Projekttracker oder Ihr Teamdokument.

Nutzen Sie das Transkript, um bei Bedarf Kontext zu ergänzen; die Aufgabenliste reicht jedoch meist für eine kurze Follow-up-Nachricht aus. Wirkt eine Aufgabe unklar, klicken Sie auf den Zeitstempel daneben, um den entsprechenden Teil der Besprechung anzuhören.

Lokale Datei vs. Zoom-Link

Diese Tabelle zeigt den einfachsten Weg – je nachdem, was Ihnen vorliegt.

So erhalten Sie sauberere Besprechungsnotizen

Ein Rohtranskript ist nützlich, aber geteilt wird meist die Zusammenfassung. Führen Sie nach der Transkription Folgendes durch:

1. Benennen Sie die Sprecherlabels um, damit die Notizen echte Namen verwenden.
2. Streichen Sie Smalltalk oder wiederholte Formulierungen, wenn Sie eine überarbeitete Version benötigen.
3. Kopieren Sie die Aufgaben in eine gemeinsame Notiz.
4. Exportieren Sie das Transkript als Text- oder Untertitel-Datei zum Nachschlagen.
5. Speichern Sie Transkript und Aufnahme im selben Ordner.

Damit haben Sie zwei Dinge: einen vollständigen Datensatz mit Zeitstempeln und eine kurze, gut lesbare Liste der nächsten Schritte. Bei wiederkehrenden Besprechungen können Sie die Aufgaben außerdem jede Woche in dasselbe fortlaufende Dokument einfügen, damit Entscheidungen an einem Ort zusammenbleiben.

Häufige Fragen zur Zoom-Transkription

Kann ich eine Zoom-Besprechung transkribieren, ohne die Aufnahme herunterzuladen?

Ja. Ist die Aufnahme über einen teilbaren Link verfügbar, fügen Sie die URL in das Audio-zu-Text-Tool ein. Die App verarbeitet das Audio direkt von diesem Link. Erfordert der Link eine Anmeldung oder Berechtigung, laden Sie die Datei zuerst aus Zoom herunter und laden sie direkt hoch.

Wie erhalte ich Sprechernamen im Transkript?

Aktivieren Sie die Sprechererkennung bzw. Diarisierung, bevor Sie die Transkription starten. Das Tool kennzeichnet jeden Sprecherwechsel. Klicken Sie nach der Verarbeitung auf jedes Label und benennen Sie es entsprechend dem Teilnehmer um.

Was ist der schnellste Weg, um aus einer Zoom-Aufnahme Besprechungsnotizen zu erstellen?

Transkribieren Sie die Aufnahme und nutzen Sie anschließend die Ansicht für Zusammenfassung und Aufgaben. Kopieren Sie die Aufgaben in Ihre Notiz-App und exportieren Sie das Transkript als Text- oder Untertitel-Datei. So ersparen Sie sich das manuelle Mitschreiben von Notizen beim erneuten Anhören der Aufnahme.

Fazit

Der schnellste Weg, eine Zoom-Besprechung zu transkribieren, führt über das Hochladen der Aufnahme oder das Einfügen ihres Freigabelinks in das Audio-zu-Text-Tool: Sprecherlabels aktivieren, das Transkript prüfen und den Text samt Aufgaben exportieren. Am Ende haben Sie einen durchsuchbaren Datensatz und eine sofort teilbare Besprechungszusammenfassung.