So transkribierst du ein Microsoft Teams Meeting (Anleitung 2026)

Teams hat ein integriertes Transkript, das automatisch gespeichert wird, aber ob es bei dir funktioniert, hängt von deinem M365-Tarif ab und davon, was dein IT-Team aktiviert hat. Dieser Beitrag beantwortet die fünf Fragen, die Teams-Nutzer wirklich stellen: welche Methode man nutzt, welche Lizenz man braucht, wohin die Dateien gehen, was man tut, wenn die Option gesperrt ist, und wie man Sprecherkennung bei gemischten Aufnahmen verbessert.

Welcher Weg führt zu einem Transkript?

Es gibt drei Optionen, die sich nicht gegenseitig ausschließen:

1. Natives Live-Transkript während des Meetings. Speichert automatisch. Erfordert einen qualifizierten Tarif und eine Admin-Richtlinie.
2. Transkription der Aufnahme nach dem Meeting. Funktioniert, wenn Aufnahmen erlaubt sind, auch wenn das native Transkript deaktiviert ist.
3. Nur Live-Untertitel. Verfügbar für alle zahlenden Teams-Nutzer, aber Untertitel werden nicht gespeichert.

Beginne mit dem nativen Transkript, wenn deine Organisation es zulässt. Es nutzt Teams-Metadaten für Sprecherkennung (den Microsoft-Kontonamen jedes Teilnehmers), was bei internen Meetings besser abschneidet als akustische Sprechertrennung bei externen Tools. Für externe Gäste oder Fälle, in denen die Formatoptionen wichtiger sind als die Sprechergenauigkeit, bietet der Weg über externe Tools SRT, benutzerdefiniertes Vokabular und mehr Kontrolle.

Welche Lizenz brauchst du?

Die kurze Antwort: jeder kostenpflichtige Microsoft-365-Plan, der Teams enthält. Transkription und Aufzeichnung sind ab Microsoft 365 Business Basic verfügbar. Bei Teams Essentials oder Teams Free gibt es sie nicht.

Das vollständige Bild Stand Juli 2026:

• Live-Untertitel: Alle kostenpflichtigen Teams-Pläne, einschließlich Business Basic. Vom Nutzer gesteuert, werden nicht gespeichert.
• Live-Transkription und Cloud-Aufzeichnung: Business Basic und höher, abhängig von der Admin-Richtlinie.
• Live-übersetzte Transkription (das Transkript in einer anderen Sprache als der gesprochenen lesen): Erfordert Teams Premium.
• Intelligent Recap (KI-Meetingnotizen, Kapitel, Aktionspunkte, Sprecherzeitachse): Erfordert Teams Premium oder Microsoft 365 Copilot.
• Audio-Recap und benutzerdefiniertes Wörterbuch-Upload: Erfordert speziell Microsoft 365 Copilot.

Eine wichtige Aktualisierung vom April 2026: Microsoft hat einige Funktionen, die zuvor Teams Premium erforderten, in die Teams-Enterprise-Pläne verschoben. Wenn Ihre Organisation über eine Enterprise-Lizenz verfügt, prüfen Sie, ob sich Ihre Recap-Funktionen kürzlich erweitert haben.

Wenn die Transkription trotz des richtigen Plans ausgegraut ist, hat der Admin die Richtlinie AllowTranscription für Ihr Konto oder für den Meeting-Organisator deaktiviert. Sowohl der Organisator als auch die Person, die das Transkript startet, müssen die Richtlinie aktiviert haben. Sprechen Sie mit der IT, bevor Sie annehmen, dass die Funktion defekt ist. Die Teams-Transkriptdiagnose im M365 Admin Center kann das Problem in unter einer Minute eingrenzen.

So verwenden Sie das integrierte Live-Transkript

Wenn in Ihrer Organisation die Live-Transkription aktiviert ist, sind die Schritte:

1. Join the meeting. Click "More" (the three-dot menu) and choose "Start transcription." A notification goes to all participants.
2. The live transcript appears in a panel on the right side of the meeting window. Participants can show or hide the panel, but cannot stop a transcript the organizer started.
3. After the meeting, the transcript saves automatically. Find it in the meeting chat or under the Recap tab on the calendar event.
4. Download as VTT (with timestamps and speaker labels) or DOCX (formatted for reading). Teams does not export SRT natively. If you need SRT for subtitles, you need an external tool.

The speaker labels are the native transcript's biggest advantage. Teams assigns each turn to the participant's Microsoft account name from metadata, not from voice analysis. Guests who joined from outside your org may appear as "Guest" or by their display name, but internal attendees will be labeled correctly even in a chaotic, cross-talking meeting.

Supported languages: more than 60, including English, Spanish, French, German, Japanese, Arabic, Chinese (Simplified and Traditional), Portuguese, Korean, and many others. You pick the spoken language before starting transcription. Only one spoken language is supported per transcript session.

Where Do the Files Go?

Recordings and transcripts land in different places depending on the meeting type.

• Scheduled and ad hoc meetings (non-channel): The recording and transcript save to the Recordings folder in the meeting organizer's OneDrive for work or school. Even if the organizer didn't attend, it still goes to their OneDrive.
• Channel meetings: The recording saves to SharePoint, under the path Teams name - Channel name / Documents / Recordings.
• 1-on-1 and group calls: The recording saves to the OneDrive of the person who clicked Record.

Berechtigungen richten sich nach dem Speicherort. Besprechungsaufzeichnungen aus Kanälen sind standardmäßig für alle Kanalmitglieder sichtbar. Private Besprechungsaufzeichnungen werden automatisch mit den Besprechungsteilnehmern aus deiner Organisation geteilt; externe Teilnehmer müssen vom Organisator explizit hinzugefügt werden.

Die Standardablaufzeit beträgt 120 Tage. Danach verschiebt Teams die Datei in den Papierkorb (wo sie weitere 93 Tage bleibt). Lade Aufzeichnungen, die du behalten möchtest, vor Ablauf der 120 Tage herunter oder verschiebe sie. Administratoren können die Ablaufzeit im Teams Admin Center anpassen oder deaktivieren.

Eine 60-minütige Besprechungsaufzeichnung ergibt als MP4 in 720p mit Stereo-AAC-Audio etwa 400 MB. Wenn du für ein externes Tool eine kleinere Datei benötigst, reduziert das Extrahieren von reinem Audio mit FFmpeg die Größe erheblich:

ffmpeg -i teams-call.mp4 -vn -acodec mp3 -ab 128k teams-call.mp3

Die Transkriptionsgenauigkeit ist bei der MP3-Datei identisch mit der des ursprünglichen MP4.

So transkribierst du die Aufzeichnung mit einem externen Tool

Falls deine Organisation Live-Transkripte deaktiviert, aber Aufzeichnungen erlaubt, oder du SRT-Ausgabe oder bessere Genauigkeit für eine bestimmte Sprache benötigst, lade das MP4 herunter und verarbeite es extern.

1. Finde die Aufzeichnung. Suche im Besprechungschat nach einem Link oder navigiere direkt zum OneDrive-Ordner „Aufzeichnungen“ des Organisators oder zum SharePoint-Ordner „Aufzeichnungen“ des Kanals.
2. Lade das MP4 herunter oder kopiere einen freigegebenen Link, falls das Tool URLs akzeptiert.
3. Lade es in ein Transkriptionstool hoch. Wenn du nur ein sauberes Transkript oder eine SRT-Datei benötigst, ohne einen Besprechungsbot einzurichten, akzeptiert ConvertAudioToText sowohl Datei-Uploads als auch direkte Links. Gib die Sprache und die ungefähre Anzahl der Sprecher an.
4. Starte die Verarbeitung. Die Verarbeitung eines 60-minütigen Anrufs dauert in der Regel 3 bis 5 Minuten.
5. Exportiere das Ergebnis. TXT, SRT, VTT, DOCX oder JSON, je nach Tool.

Externe Tools sind die richtige Wahl, wenn:

• Sie benötigen SRT für Video-Untertitel. Teams exportiert nur VTT und DOCX.
• Ihr Meeting fand in einer Sprache statt, für die Sie ein spezialisiertes Modell oder eine bessere Verarbeitung von nicht-englischen Begriffen wünschen.
• Sie möchten strukturierte Ausgaben wie Meeting-Protokolle. Vorlagen finden Sie unter So erstellen Sie Meeting-Protokolle aus Audio.
• Die Datenübertragungsrichtlinie Ihres Unternehmens blockiert externe Uploads. In diesem Fall ist diese Option nicht verfügbar und Sie sollten auf das native Transkript zurückgreifen.

Hinweis: Einige Unternehmensorganisationen blockieren explizit das Hochladen von Meeting-Aufnahmen auf Nicht-Microsoft-Dienste. Wenn Ihre IT-Richtlinie externe Datenübertragungen einschränkt, ist das native Teams-Transkript Ihr einziger Weg.

Für Hintergrundinformationen zur Funktionsweise der Sprecherdiarisierung bei einer gemischten Spur (alle Teilnehmer auf einem Audiokanal) erklärt der Beitrag Sprecherdiarisierung erklärt, warum das native Transkript bei internen Anrufen gewinnt und wo akustische Diarisierung mithalten kann.

Was tun, wenn Aufnahme und Transkript beide deaktiviert sind

Wenn Ihr Administrator beide deaktiviert hat, haben Sie trotzdem Live-Untertitel. Diese erscheinen in Echtzeit, werden aber nach Meeting-Ende nicht gespeichert.

Ihre verbleibenden Optionen:

• Untertiteltext während des Meetings kopieren. Mühsam und fehleranfällig, aber der einzige Teams-native Weg.
• Ein lokales Aufnahmetool verwenden (zum Beispiel OBS), um den Ton von Ihrem eigenen Gerät zu erfassen. Prüfen Sie vorher die Einwilligungsgesetze in Ihrem Land und stellen Sie sicher, dass dies nicht gegen die Unternehmensrichtlinie verstößt.
• Eine lokale Transkriptions-Overlay verwenden (Krisp oder ähnliche Tools, die lokal laufen und keinen Zugriff auf die Teams-API benötigen). Diese arbeiten auf OS-Audioebene und hängen nicht von Teams-Berechtigungen ab.

In den meisten Unternehmensumgebungen schafft das Umgehen einer deaktivierten Transkriptrichtlinie Compliance-Risiken. Mit der IT zu sprechen ist schneller, als eine Umgehungslösung zu bauen.

Die Einwilligungs- und Benachrichtigungsebene

Teams zeigt allen Teilnehmern automatisch eine Benachrichtigung an, sobald eine Aufnahme oder Transkription startet. Diese Benachrichtigung erfüllt in den meisten US-Bundesstaaten die Anforderungen an die Einwilligung einer Partei. Sie ersetzt jedoch keine ausdrückliche mündliche Zustimmung in Staaten mit Zwei-Parteien-Einwilligung (Kalifornien, Florida, Illinois und andere) und auch nicht die ausdrücklichen Zustimmungspflichten gemäß EU-DSGVO, wenn Teilnehmer aus der EU kommen.

Bei internen Firmenbesprechungen ist die Zustimmung oft pauschal durch die Arbeitsverträge abgedeckt. Bei externen Terminen mit Anbietern, Kunden oder Studienteilnehmern ist es am sichersten, zu Beginn verbal zu fragen: „Ich nehme dieses Gespräch für Notizzwecke auf, sind Sie einverstanden?" Lassen Sie das bei Kundenterminen nicht weg.

Häufige Bearbeitungsprobleme bei Teams-Transkripten

Selbst ein gutes Transkript braucht bei einem 60-minütigen Meeting einen Bearbeitungsdurchgang von 10 bis 15 Minuten. Die häufigsten Muster:

• Interne Projektnamen und Abkürzungen. „Project Falcon" wird korrekt zu „Project Falcon", aber „CRM" wird zu „Serum" oder „Sarah M."
• Überlappende Gespräche bei lebhafter Diskussion. Wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen, führt das Transkript die Wortbeiträge zusammen oder lässt sie weg.
• Audio von Bildschirmfreigaben. Ein Demovideo oder der Ton einer geteilten Präsentation wird zusammen mit dem Meeting transkribiert.
• Seitengespräche bei offenem Mikrofon. Geflüster, das ein empfindliches Headset aufnimmt, taucht als eigene Sprecherbeiträge auf.

Der Beitrag Transkriptionsgenauigkeit erklärt behandelt die Aufnahmegewohnheiten, die die meisten dieser Fehler bereits an der Quelle verhindern.

FAQ

Kostet Transkription in Microsoft Teams extra?

Die grundlegende Live-Transkription ist in Microsoft 365 Business Basic und höheren Tarifen ohne Aufpreis enthalten, sofern Ihr Administrator sie über die Besprechungsrichtlinie aktiviert hat. Live-übersetzte Transkription (das Transkript in einer anderen Sprache anzeigen) erfordert Teams Premium. KI-generierte Zusammenfassungen und Intelligent Recap erfordern Teams Premium oder Microsoft 365 Copilot.

Warum fehlt der Button „Transkription starten“ oder ist er ausgegraut?

Drei Ursachen sind möglich: Ihr M365-Plan enthält keine Transkription (Teams Essentials und Teams Free bieten sie nicht), Ihr Administrator hat die Richtlinie AllowTranscription für Ihr Konto deaktiviert, oder die Richtlinie des Besprechungsorganisators erlaubt keine Transkription. Führen Sie die Teams-Transkript-Diagnose im Microsoft 365 Admin Center aus, um das Problem einzugrenzen.

Wie lange speichert Teams Aufzeichnungs- und Transkriptdateien?

Die Standardablaufzeit beträgt 120 Tage. Danach verschiebt Teams die Datei in den Papierkorb von OneDrive oder SharePoint, wo sie weitere 93 Tage verbleibt, bevor sie endgültig gelöscht wird. Administratoren können die Ablaufzeit im Teams Admin Center ändern oder deaktivieren; die Änderung gilt nur für neue Aufzeichnungen, nicht für bestehende.

Können externe Gäste eine Kopie des Transkripts erhalten?

Externe Teilnehmer (außerhalb Ihrer Organisation) erhalten nicht automatisch einen Link zur Aufzeichnung oder zum Transkript. Der Besprechungsorganisator muss ihn explizit teilen. Gäste, die über Teams beigetreten sind, erscheinen in den Sprecherkennzeichnungen mit ihrem Anzeigenamen; Gäste, die über einen Browser beigetreten sind, erscheinen oft als „Gast“ oder mit dem Namen, den sie eingegeben haben.

Unterstützt die Teams-Transkription andere Sprachen als Englisch?

Ja. Das native Teams-Transkript unterstützt mehr als 60 Sprachen, darunter Französisch, Spanisch, Deutsch, Japanisch, Arabisch, Chinesisch und viele weitere. Sie wählen die gesprochene Sprache aus, bevor Sie die Transkription starten. Was Teams Premium erfordert, ist die Live-Übersetzung des Transkripts, bei der Teilnehmer das Transkript in einer anderen Sprache lesen als der gesprochenen.

Was ist der Unterschied zwischen Live-Untertiteln und Live-Transkription in Teams?

Live-Untertitel erscheinen in Echtzeit während der Besprechung, werden aber nie gespeichert. Die Live-Transkription erscheint ebenfalls während der Besprechung UND wird anschließend mit Zeitstempeln und Sprechernamen gespeichert. Beide werden durch Administratorrichtlinien gesteuert, aber es sind separate Richtlinien-Schalter, sodass Ihre Organisation das eine ohne das andere haben kann.

Quellen

• Übersicht: Aufnahme und Transkription für Teams-Besprechungen, Events und Anrufe - Microsoft Learn
• Für Administratoren: Transkription und Untertitel für Teams-Besprechungen verwalten - Microsoft Learn
• Speicherung und Berechtigungen für Teams-Besprechungsaufnahmen und Transkripte in OneDrive und SharePoint - Microsoft Learn
• Intelligente Zusammenfassung für Teams-Anrufe, Besprechungen und Events - Microsoft Learn
• Welcher Microsoft 365-Plan bietet die Aufnahme- und Transkriptionsfunktion - Microsoft Q&A
• Lizenzierung für Microsoft Teams Premium - Microsoft Learn