Comment exporter une transcription vers Word ou Google Docs

Pour exporter une transcription vers Word ou Google Docs, générez votre transcription avec CATT, sélectionnez le format de document souhaité dans le menu d'exportation, puis téléchargez le fichier sur votre appareil pour l'éditer hors ligne ou le glisser-déposer dans Google Drive.

Exporter une transcription est une étape essentielle lorsque vous devez extraire du texte d'un outil de transcription pour une édition approfondie, une collaboration ou un archivage. Que vous prépariez le procès-verbal d'une réunion, rédigiez des notes d'émission ou soumettiez un document juridique, disposer de votre transcription dans un format compatible avec Word ou Google Docs vous garantit de pouvoir exploiter des fonctionnalités comme le suivi des modifications, les commentaires et la mise en forme avancée.

CATT s'occupe du gros du travail en produisant une transcription propre avec des étiquettes de locuteurs, un résumé IA et des actions à entreprendre. Une fois le traitement terminé, vous pouvez rapidement convertir ce résultat en fichier de document.

Préparez votre transcription dans CATT

Avant d'exporter, assurez-vous que votre transcription est exacte et mise en forme selon vos préférences. Le processus d'exportation capture l'état du texte tel qu'il apparaît sur la page de résultats.

1. Générez la transcription : Téléchargez votre fichier audio ou vidéo, ou collez l'URL du média. CATT prend en charge une large gamme de types de fichiers et de langues. Accédez à l'outil audio-vers-texte pour commencer le processus.
2. Vérifiez et modifiez : Utilisez l'éditeur de texte intégré à CATT pour corriger les erreurs, ajuster la ponctuation ou rectifier les attributions de locuteurs. Si votre fichier contient plusieurs intervenants, vérifiez que la diarisation (étiquettes de locuteurs) identifie correctement qui parle.
3. Vérifiez les fonctionnalités IA : CATT génère automatiquement un résumé IA et extrait les actions à entreprendre. Examinez ces sections pour vous assurer qu'elles répondent à vos besoins. Vous pouvez modifier directement le texte du résumé si vous souhaitez adapter les points clés avant de les partager.

Exportez la transcription vers Word

L'exportation vers Word consiste généralement à télécharger un fichier DOCX ou PDF. Le format DOCX est privilégié si vous devez modifier le document en profondeur, tandis que le PDF convient mieux pour diffuser une version figée.

Étapes pour exporter en DOCX

1. Repérez le bouton d'exportation : Sur la page de résultats de la transcription, cherchez l'icône d'exportation ou de téléchargement, généralement située près du texte de la transcription ou dans la barre d'outils.
2. Sélectionnez le format de document : Cliquez sur l'option d'exportation et choisissez « DOCX » ou « Word » dans la liste des formats disponibles. CATT exporte en TXT, SRT, VTT et d'autres formats de documents pour répondre à différents flux de travail.
3. Choisissez l'étendue du contenu : Si on vous le demande, indiquez si vous souhaitez exporter la transcription complète, y compris le résumé IA et les actions à entreprendre, ou seulement le texte brut. Pour la plupart des usages professionnels, choisir « Document complet » conserve toutes les sections.
4. Téléchargez le fichier : Cliquez sur le bouton de téléchargement. Le fichier sera enregistré dans le dossier de téléchargement par défaut de votre ordinateur.
5. Ouvrez dans Word : Double-cliquez sur le fichier téléchargé pour l'ouvrir dans Microsoft Word. Les étiquettes de locuteurs et la mise en forme seront appliquées selon la structure générée par CATT.

Gérer les étiquettes de locuteurs dans Word

Lorsque vous ouvrez le fichier exporté dans Word, vous pouvez voir des étiquettes de locuteurs telles que « Locuteur 1 » ou les noms personnalisés que vous avez attribués. Si vous devez uniformiser ces étiquettes :

• Utilisez la fonction Rechercher et remplacer de Word pour mettre à jour les noms des locuteurs en masse.
• Appliquez un style distinct aux étiquettes de locuteurs afin qu'elles se démarquent du texte du dialogue.
• Si des horodatages sont inclus, vous pouvez les masquer dans l'affichage du document ou les supprimer via les paramètres d'exportation si la plateforme offre cette finesse de contrôle.

Exportez vers Google Docs

Google Docs offre une collaboration en temps réel, ce qui en fait l'idéal pour les projets d'équipe. Vous disposez de deux approches principales pour intégrer votre transcription dans Google Docs : la conversion directe de fichier ou le copier-coller.

Méthode A : Convertir et importer

Cette méthode est idéale si vous souhaitez conserver exactement la mise en forme et la structure de l'exportation CATT.

1. Téléchargez le fichier DOCX : Suivez les étapes ci-dessus pour télécharger la transcription sous forme de fichier DOCX.
2. Ouvrez Google Drive : Accédez à votre Google Drive dans un navigateur web.
3. Importez le fichier : Faites glisser le fichier DOCX dans la fenêtre Drive ou cliquez sur « Nouveau » > « Importer un fichier ».
4. Ouvrez avec Google Docs : Double-cliquez sur le fichier importé. Il s'ouvrira automatiquement dans Google Docs. Vous pouvez ensuite en faire une copie via Fichier > Créer une copie si vous souhaitez conserver le fichier importé d'origine.

Méthode B : Copier-coller

Cette méthode est plus rapide pour des modifications rapides et fonctionne bien si vous n'avez besoin que du contenu textuel.

1. Sélectionnez le texte de la transcription : Sur la page de résultats de CATT, mettez en surbrillance le texte de la transcription. Vous pouvez sélectionner tout le bloc, y compris le résumé et les actions à entreprendre.
2. Copiez le texte : Utilisez le raccourci clavier Ctrl+C (ou Cmd+C sur Mac) ou faites un clic droit et sélectionnez Copier.
3. Créez un nouveau document : Dans Google Drive, cliquez sur « Nouveau » > « Google Docs ».
4. Collez le texte : Cliquez à l'intérieur du nouveau document et appuyez sur Ctrl+V (ou Cmd+V). Le texte sera collé avec la mise en forme de base conservée.
5. Mettez en forme dans Docs : Utilisez les outils de Google Docs pour appliquer des styles, ajuster les polices et organiser le document. Cette méthode vous donne un contrôle total sur la mise en page sans hériter des particularités de mise en forme du fichier exporté.

Optimisez la mise en forme avant l'exportation

Pour obtenir l'exportation la plus propre possible, prenez quelques instants pour organiser votre contenu dans CATT.

• Nettoyez les horodatages : Si vous n'avez pas besoin d'horodatages dans votre document Word, supprimez-les de l'affichage de la transcription avant d'exporter. Certains formats d'exportation permettent d'activer ou de désactiver les horodatages.
• Modifiez les noms des locuteurs : Si CATT a étiqueté les locuteurs comme « Locuteur 1 », « Locuteur 2 », etc., et que vous préférez des noms réels, mettez-les à jour dans l'éditeur. Cela garantit que le fichier exporté est prêt à être partagé sans renommage supplémentaire.
• Tirez parti de l'éditeur : CATT inclut un éditeur textuel qui facilite ces ajustements. Vous pouvez utiliser l'interface éditeur audio textuel pour affiner la structure de la transcription, en veillant à ce que les paragraphes et les ruptures de locuteurs correspondent à vos normes de document.

Cas d'usage : procès-verbaux de réunion et recyclage de contenu

Exporter votre transcription ouvre la voie à divers flux de travail au-delà de la simple édition.

Procès-verbaux de réunion

Pour les réunions professionnelles, une transcription constitue la base de procès-verbaux précis. Après l'exportation vers Word ou Google Docs, vous pouvez :

• Mettre en évidence les actions à entreprendre générées par l'IA et les attribuer aux membres de l'équipe.
• Utiliser la fonctionnalité de commentaires de Google Docs pour discuter des points spécifiques soulevés pendant l'appel.
• Archiver le document dans un lecteur partagé pour la conformité et la tenue de registres.

Pour un guide détaillé sur la transformation de l'audio en comptes rendus structurés, consultez les stratégies de création de procès-verbaux de réunion à partir de l'audio.

Recyclage de contenu

Les podcasteurs et créateurs de contenu utilisent souvent les transcriptions pour recycler l'audio en articles écrits, newsletters ou publications sur les réseaux sociaux.

• Articles de blog : Collez la transcription dans un CMS ou un document et retravaillez-la en un article cohérent.
• Notes d'émission : Utilisez le résumé et les actions à entreprendre pour rédiger rapidement des notes d'émission.
• Contenu SEO : Le texte de la transcription fournit un matériau riche en mots-clés capable d'améliorer la visibilité dans les moteurs de recherche.

En savoir plus sur la transformation de l'audio en contenu écrit grâce au recyclage de contenu à partir de l'audio.

Comparaison : exportation ou copier-coller

Le choix entre une exportation directe et le copier-coller dépend de votre besoin de conservation de la mise en forme.

Résolution des problèmes d'exportation courants

• La mise en forme semble incorrecte : Si le document exporté présente un espacement inhabituel, ouvrez le fichier dans Word ou Docs et appliquez un jeu de styles standard. Vous pouvez également utiliser l'option « Effacer la mise en forme » de votre éditeur puis réappliquer les styles.
• Sections manquantes : Si votre résumé ou vos actions à entreprendre n'apparaissent pas dans l'exportation, vérifiez les options d'exportation pour vous assurer que « Inclure le résumé » est sélectionné. Certains formats peuvent nécessiter de développer la section avant l'exportation.
• Prise en charge des langues : CATT prend en charge de nombreuses langues. Si vous exportez une transcription dans une langue spécifique, assurez-vous que votre éditeur de documents prend en charge le jeu de caractères pour afficher correctement le texte.

À retenir

Exporter une transcription de CATT vers Word ou Google Docs est un processus simple qui comble le fossé entre la transcription automatisée et la collaboration humaine. En générant votre transcription, en examinant le résumé IA et les étiquettes de locuteurs, et en choisissant la méthode d'exportation appropriée, vous pouvez rapidement produire des documents soignés prêts à être modifiés et partagés. Utilisez le format de document qui correspond le mieux à votre flux de travail : DOCX pour une édition hors ligne robuste et le copier-coller pour une intégration fluide à Google Docs.