Cómo exportar una transcripción a Word o Google Docs

Para exportar una transcripción a Word o Google Docs, genera tu transcripción con CATT, selecciona el formato de documento deseado en el menú de exportación y descarga el archivo en tu dispositivo para editarlo sin conexión o arrastrarlo y soltarlo en Google Drive.

Exportar una transcripción es un paso fundamental cuando necesitas sacar el texto de una herramienta de transcripción para editarlo a fondo, colaborar o archivarlo. Ya sea que estés preparando actas de reuniones, redactando notas de episodio o presentando un documento legal, tener tu transcripción en un formato compatible con Word o Google Docs te garantiza poder aprovechar funciones como el control de cambios, los comentarios y el formato avanzado.

CATT hace el trabajo pesado al producir una transcripción limpia con etiquetas de hablante, un resumen con IA y puntos de acción. Una vez completado el procesamiento, puedes convertir rápidamente ese resultado en un archivo de documento.

Prepara tu transcripción en CATT

Antes de exportar, asegúrate de que tu transcripción sea precisa y esté formateada a tu gusto. El proceso de exportación captura el estado del texto tal como aparece en la página de resultados.

1. Genera la transcripción: Sube tu archivo de audio o video, o pega la URL del contenido multimedia. CATT admite una amplia variedad de tipos de archivo e idiomas. Accede a la herramienta de audio a texto para comenzar el proceso.
2. Revisa y edita: Usa el editor de texto de CATT para corregir errores, ajustar la puntuación o corregir la atribución de hablantes. Si tu archivo contiene varios hablantes, verifica que la diarización (etiquetas de hablante) identifique correctamente quién está hablando.
3. Revisa las funciones de IA: CATT genera automáticamente un resumen con IA y extrae los puntos de acción. Revisa estas secciones para asegurarte de que cumplen con tus necesidades. Puedes editar el texto del resumen directamente si quieres adaptar los puntos clave antes de compartirlos.

Exporta la transcripción a Word

Exportar a Word generalmente implica descargar un archivo DOCX o PDF. El formato DOCX es preferible si necesitas editar el documento extensamente, mientras que el PDF es mejor para distribuir una versión fija.

Pasos para exportar como DOCX

1. Localiza el botón de exportación: En la página de resultados de la transcripción, busca el ícono de exportación o descarga, que suele estar cerca del texto de la transcripción o en la barra de herramientas.
2. Selecciona el formato de documento: Haz clic en la opción de exportación y elige "DOCX" o "Word" de la lista de formatos disponibles. CATT exporta a TXT, SRT, VTT y otros formatos de documento para adaptarse a distintos flujos de trabajo.
3. Elige el alcance del contenido: Si se te solicita, selecciona si deseas exportar la transcripción completa, incluidos el resumen con IA y los puntos de acción, o solo el texto sin procesar. Para la mayoría de los casos de uso profesionales, seleccionar "Documento completo" conserva todas las secciones.
4. Descarga el archivo: Haz clic en el botón de descarga. El archivo se guardará en la carpeta de descargas predeterminada de tu computadora.
5. Ábrelo en Word: Haz doble clic en el archivo descargado para abrirlo en Microsoft Word. Las etiquetas de hablante y el formato se aplicarán según la estructura generada por CATT.

Manejo de las etiquetas de hablante en Word

Cuando abras el archivo exportado en Word, es posible que veas etiquetas de hablante como "Hablante 1" o nombres personalizados que hayas asignado. Si necesitas estandarizar estas etiquetas:

• Usa la función Buscar y reemplazar de Word para actualizar los nombres de los hablantes de forma masiva.
• Aplica un estilo distintivo a las etiquetas de hablante para que destaquen del texto del diálogo.
• Si se incluyen marcas de tiempo, puedes ocultarlas en la vista del documento o eliminarlas mediante la configuración de exportación, si la plataforma ofrece ese nivel de detalle.

Exporta a Google Docs

Google Docs ofrece colaboración en tiempo real, lo que lo hace ideal para proyectos en equipo. Tienes dos formas principales de llevar tu transcripción a Google Docs: la conversión directa de archivos o copiar y pegar.

Método A: Convertir y subir

Este método es el mejor si quieres conservar exactamente el formato y la estructura de la exportación de CATT.

1. Descarga el archivo DOCX: Sigue los pasos anteriores para descargar la transcripción como archivo DOCX.
2. Abre Google Drive: Accede a tu Google Drive desde un navegador web.
3. Sube el archivo: Arrastra el archivo DOCX a la ventana de Drive o haz clic en "Nuevo" > "Subir archivo".
4. Ábrelo con Google Docs: Haz doble clic en el archivo subido. Se abrirá automáticamente en Google Docs. Luego puedes hacer una copia yendo a Archivo > Crear una copia si quieres conservar la subida original.

Método B: Copiar y pegar

Este método es más rápido para ediciones rápidas y funciona bien si solo necesitas el contenido del texto.

1. Selecciona el texto de la transcripción: En la página de resultados de CATT, resalta el texto de la transcripción. Puedes seleccionar todo el bloque, incluido el resumen y los puntos de acción.
2. Copia el texto: Usa el atajo de teclado Ctrl+C (o Cmd+C en Mac) o haz clic derecho y selecciona Copiar.
3. Crea un nuevo documento: En Google Drive, haz clic en "Nuevo" > "Documentos de Google".
4. Pega el texto: Haz clic dentro del nuevo documento y presiona Ctrl+V (o Cmd+V). El texto se pegará conservando el formato básico.
5. Formatea en Docs: Usa las herramientas de Google Docs para aplicar estilos, ajustar las fuentes y organizar el documento. Este método te da control total sobre el diseño sin heredar peculiaridades de formato del archivo exportado.

Optimiza el formato antes de exportar

Para obtener la exportación más limpia posible, dedica unos momentos a organizar tu contenido en CATT.

• Limpia las marcas de tiempo: Si no necesitas marcas de tiempo en tu documento de Word, elimínalas de la vista de la transcripción antes de exportar. Algunos formatos de exportación permiten activar o desactivar las marcas de tiempo.
• Edita los nombres de los hablantes: Si CATT ha etiquetado a los hablantes como "Hablante 1", "Hablante 2", etc., y prefieres nombres reales, actualízalos en el editor. Esto garantiza que el archivo exportado esté listo para compartir sin necesidad de cambiar más nombres.
• Aprovecha el editor: CATT incluye un editor basado en texto que facilita estos ajustes. Puedes usar la interfaz del editor de audio basado en texto para refinar la estructura de la transcripción, asegurándote de que los párrafos y los cambios de hablante se alineen con los estándares de tu documento.

Casos de uso: Actas de reuniones y reutilización de contenido

Exportar tu transcripción abre la puerta a diversos flujos de trabajo más allá de la edición sencilla.

Actas de reuniones

En las reuniones de negocios, una transcripción sirve como base para redactar actas precisas. Después de exportar a Word o Google Docs, puedes:

• Resaltar los puntos de acción generados con IA y asignárselos a los miembros del equipo.
• Usar la función de comentarios de Google Docs para discutir puntos específicos planteados durante la llamada.
• Archivar el documento en una unidad compartida para fines de cumplimiento y registro.

Para obtener una guía detallada sobre cómo convertir audio en actas estructuradas, consulta las estrategias para crear actas de reuniones a partir de audio.

Reutilización de contenido

Los podcasters y creadores de contenido suelen usar transcripciones para convertir el audio en artículos escritos, boletines informativos o publicaciones para redes sociales.

• Publicaciones de blog: Pega la transcripción en un CMS o documento y edítala hasta convertirla en un artículo coherente.
• Notas de episodio: Usa el resumen y los puntos de acción para redactar rápidamente las notas del episodio.
• Contenido SEO: El texto de la transcripción proporciona material rico en palabras clave que puede mejorar la visibilidad en buscadores.

Aprende más sobre cómo transformar el audio en contenido escrito mediante la reutilización de contenido a partir de audio.

Comparación: Exportar frente a copiar y pegar

Elegir entre una exportación directa y copiar y pegar depende de cuánto necesites conservar el formato.

Solución de problemas comunes de exportación

• El formato se ve raro: Si el documento exportado tiene espaciados extraños, abre el archivo en Word o Docs y aplica un conjunto de estilos estándar. También puedes usar la opción "Borrar formato" en tu editor y volver a aplicar los estilos.
• Secciones faltantes: Si tu resumen o los puntos de acción no aparecen en la exportación, revisa las opciones de exportación para asegurarte de que esté seleccionada la opción "Incluir resumen". Algunos formatos pueden requerir que expandas la sección antes de exportar.
• Compatibilidad de idiomas: CATT admite muchos idiomas. Si exportas una transcripción en un idioma específico, asegúrate de que tu editor de documentos admita el conjunto de caracteres para mostrar el texto correctamente.

Conclusión práctica

Exportar una transcripción de CATT a Word o Google Docs es un proceso sencillo que une la transcripción automatizada con la colaboración humana. Al generar tu transcripción, revisar el resumen con IA y las etiquetas de hablante, y elegir el método de exportación adecuado, podrás producir rápidamente documentos pulidos listos para editar y compartir. Usa el formato de documento que mejor se adapte a tu flujo de trabajo: DOCX para una edición sin conexión sólida y copiar y pegar para una integración perfecta con Google Docs.