Cómo transcribir una reunión de Microsoft Teams (guía 2026)

Teams has a built-in transcript that saves automatically, but whether it works for you depends on your M365 plan and what your IT team has switched on. This post answers the five questions Teams users actually ask: which method to use, which license they need, where the files go, what to do when the option is locked, and how to improve speaker labels on mixed-track recordings.

Which Path Gets You a Transcript?

Three options exist, and they are not mutually exclusive:

1. Native live transcript during the meeting. Saves automatically. Requires a qualifying plan and admin policy.
2. Post-meeting transcription of the recording. Works if recording is allowed even when native transcript is disabled.
3. Live captions only. Available to all paid Teams users, but captions are not saved.

Start with the native transcript if your org allows it. It uses Teams metadata for speaker labels (each participant's Microsoft account name), which outperforms acoustic diarization on any external tool for internal meetings. For external guests or cases where speaker accuracy matters less than format options, the external-tool path gives you SRT, custom vocabulary, and more control.

Which License Do You Need?

The short answer: any paid Microsoft 365 plan that includes Teams. Transcription and recording are available starting with Microsoft 365 Business Basic. They are not available on Teams Essentials or Teams Free.

The fuller picture as of July 2026:

• Live captions: All paid Teams plans, including Business Basic. User-controlled, not saved.
• Live transcription and cloud recording: Business Basic and higher, subject to admin policy.
• Live translated transcription (read the transcript in a different language than spoken): Requires Teams Premium.
• Intelligent Recap (AI meeting notes, chapters, action items, speaker timeline): Requires Teams Premium or Microsoft 365 Copilot.
• Audio Recap and custom dictionary upload: Requires Microsoft 365 Copilot specifically.

One important update from April 2026: Microsoft moved some features that previously required Teams Premium into Teams Enterprise plans. If your org has an Enterprise license, check whether your Recap features expanded recently.

If transcription is greyed out despite having the right plan, the admin has turned off the AllowTranscription policy for your account or for the meeting organizer. Both the organizer and the person starting the transcript must have the policy enabled. Talk to IT before assuming the feature is broken; Microsoft's Teams Transcripts Diagnostic in the M365 admin center can pinpoint the issue in under a minute.

How to Use the Built-In Live Transcript

When your org has live transcription enabled, the steps are:

1. Join the meeting. Click "More" (the three-dot menu) and choose "Start transcription." A notification goes to all participants.
2. The live transcript appears in a panel on the right side of the meeting window. Participants can show or hide the panel, but cannot stop a transcript the organizer started.
3. After the meeting, the transcript saves automatically. Find it in the meeting chat or under the Recap tab on the calendar event.
4. Download as VTT (with timestamps and speaker labels) or DOCX (formatted for reading). Teams does not export SRT natively. If you need SRT for subtitles, you need an external tool.

The speaker labels are the native transcript's biggest advantage. Teams assigns each turn to the participant's Microsoft account name from metadata, not from voice analysis. Guests who joined from outside your org may appear as "Guest" or by their display name, but internal attendees will be labeled correctly even in a chaotic, cross-talking meeting.

Supported languages: more than 60, including English, Spanish, French, German, Japanese, Arabic, Chinese (Simplified and Traditional), Portuguese, Korean, and many others. You pick the spoken language before starting transcription. Only one spoken language is supported per transcript session.

Where Do the Files Go?

Recordings and transcripts land in different places depending on the meeting type.

• Scheduled and ad hoc meetings (non-channel): The recording and transcript save to the Recordings folder in the meeting organizer's OneDrive for work or school. Even if the organizer didn't attend, it still goes to their OneDrive.
• Channel meetings: The recording saves to SharePoint, under the path Teams name - Channel name / Documents / Recordings.
• 1-on-1 and group calls: The recording saves to the OneDrive of the person who clicked Record.

Los permisos siguen a la ubicación. Las grabaciones de reuniones de canal son visibles para todos los miembros del canal por defecto. Las grabaciones de reuniones privadas se comparten automáticamente con los invitados a la reunión de tu organización; los participantes externos deben recibir el acceso de forma explícita por parte del organizador.

La caducidad por defecto es de 120 días. Pasado ese plazo, Teams mueve el archivo a la papelera de reciclaje (donde permanece otros 93 días). Descarga o mueve las grabaciones que quieras conservar antes de que se cumplan los 120 días. Los administradores pueden ajustar o desactivar la caducidad en el centro de administración de Teams.

Una grabación de reunión de 60 minutos ocupa unos 400 MB como MP4 a 720p con audio AAC estéreo. Si necesitas un archivo más ligero para una herramienta externa, extraer solo el audio con FFmpeg reduce el tamaño de forma considerable:

ffmpeg -i teams-call.mp4 -vn -acodec mp3 -ab 128k teams-call.mp3

La precisión de la transcripción es la misma en el MP3 que en el MP4 original.

Cómo transcribir la grabación con una herramienta externa

Si tu organización desactiva las transcripciones en vivo pero permite la grabación, o si necesitas salida SRT o mayor precisión en un idioma concreto, descarga el MP4 y procésalo externamente.

1. Localiza la grabación. Revisa el chat de la reunión para encontrar un enlace, o navega directamente a la carpeta de grabaciones de OneDrive del organizador o a la carpeta de grabaciones de SharePoint del canal.
2. Descarga el MP4, o copia un enlace para compartir si la herramienta acepta URLs.
3. Sube el archivo a una herramienta de transcripción. Si solo necesitas una transcripción limpia o un archivo SRT sin configurar un bot de reuniones, ConvertAudioToText acepta tanto subidas de archivo como enlaces directos. Especifica el idioma y el número aproximado de hablantes.
4. Ejecuta. Procesar una llamada de 60 minutos suele tardar entre 3 y 5 minutos.
5. Exporta. TXT, SRT, VTT, DOCX o JSON, según la herramienta.

Vale la pena elegir herramientas externas cuando:

• Necesitas SRT para subtítulos de vídeo. Teams solo exporta VTT y DOCX.
• Tu reunión fue en un idioma donde quieres un modelo especializado o un mejor manejo de vocabulario no inglés.
• Quieres salida estructurada como actas de reunión. Consulta cómo crear actas de reunión a partir de audio para ver plantillas.
• La política de transferencia de datos de tu organización bloquea cargas externas. En ese caso, esta opción no está disponible y deberías recurrir a la transcripción nativa.

Nota: algunas organizaciones empresariales bloquean explícitamente la carga de grabaciones de reuniones a servicios que no sean de Microsoft. Si tu política de TI restringe la transferencia externa de datos, la transcripción nativa de Teams es tu única vía.

Para contexto sobre cómo funciona la diarización de hablantes en una grabación de pista mixta (todos los participantes en un solo canal de audio), el artículo diarización de hablantes explicada cubre por qué la transcripción nativa gana en llamadas internas y dónde la diarización acústica puede igualarla.

Qué Hacer Cuando Grabación y Transcripción Están Deshabilitadas

Si tu administrador ha deshabilitado ambas, aún tienes subtítulos en vivo. Aparecen en tiempo real pero no se guardan después de que termina la reunión.

Tus opciones restantes:

• Copiar el texto de los subtítulos mientras la reunión avanza. Tedioso y propenso a errores, pero es la única vía nativa de Teams.
• Usar una herramienta de grabación local (OBS, por ejemplo) para capturar el audio de tu propio dispositivo. Comprueba la ley de consentimiento en tu jurisdicción antes de hacerlo y verifica que no viole la política de la organización.
• Usar una superposición de transcripción local (Krisp o herramientas similares que se ejecutan localmente y no acceden a la API de Teams). Estas funcionan a nivel del audio del sistema operativo y no dependen de los permisos de Teams.

En la mayoría de entornos empresariales, sortear una política de transcripción deshabilitada crea riesgo de cumplimiento. Hablar con TI es más rápido que construir una solución alternativa.

La Capa de Consentimiento y Notificación

Los Teams muestra una notificación automática a todos los participantes cuando comienza la grabación o la transcripción. Esa notificación cumple con los requisitos de consentimiento de una de las partes en la mayoría de los estados de EE. UU. No sustituye al consentimiento verbal explícito en los estados que exigen el consentimiento de ambas partes (California, Florida, Illinois y otros), ni a los requisitos explícitos de consentimiento del RGPD de la UE cuando los participantes son de la UE.

Las reuniones corporativas internas suelen tener un consentimiento general cubierto por las políticas laborales. Para reuniones externas con proveedores, clientes o participantes en investigaciones, lo más seguro es empezar con un "¿Le parece bien si grabo esta llamada para tomar notas?" al inicio. No te lo saltes en las llamadas con clientes.

Problemas habituales de edición en las transcripciones de Teams

Incluso una buena transcripción necesita entre 10 y 15 minutos de revisión y edición en una reunión de 60 minutos. Los patrones que aparecen con más frecuencia:

• Nombres de proyectos internos y acrónimos. "Project Falcon" se transcribe correctamente, pero "CRM" se convierte en "serum" o "Sarah M."
• Interrupciones durante un debate animado. Cuando varias personas hablan a la vez, la transcripción fusiona o elimina turnos de palabra.
• Audio de pantalla compartida. El audio de un vídeo de demostración o de una presentación compartida se transcribe junto con el de la reunión.
• Conversaciones paralelas con el micrófono abierto. Los susurros que capta un auricular sensible aparecen como turnos de palabra.

El artículo sobre la precisión de la transcripción explicada cubre los hábitos de grabación que evitan la mayoría de estos errores en su origen.

Preguntas frecuentes

¿La transcripción tiene un coste adicional en Microsoft Teams?

La transcripción básica en vivo está incluida sin coste adicional con Microsoft 365 Business Basic y planes superiores, siempre que el administrador la haya activado mediante la política de reuniones. La transcripción traducida en vivo (ver la transcripción en otro idioma) requiere Teams Premium. Los resúmenes generados por IA y el Intelligent Recap requieren Teams Premium o Microsoft 365 Copilot.

¿Por qué falta el botón Iniciar transcripción o aparece atenuado?

Hay tres causas posibles: tu plan de M365 no incluye la transcripción (Teams Essentials y Teams Free no la incluyen), tu administrador ha desactivado la política AllowTranscription para tu cuenta, o la política del organizador de la reunión no permite la transcripción. Ejecuta el diagnóstico de transcripciones de Teams en el centro de administración de Microsoft 365 para identificar el problema.

¿Cuánto tiempo conserva Teams las grabaciones y los archivos de transcripción?

La caducidad predeterminada es de 120 días. Después de ese plazo, Teams mueve el archivo a la papelera de reciclaje de OneDrive o SharePoint, donde permanece otros 93 días antes de eliminarse definitivamente. Los administradores pueden cambiar o desactivar la caducidad en el centro de administración de Teams; el cambio solo se aplica a las grabaciones nuevas, no a las existentes.

¿Pueden los invitados externos obtener una copia de la transcripción?

Los participantes externos (los que están fuera de tu organización) no reciben automáticamente un enlace a la grabación ni a la transcripción. El organizador de la reunión debe compartirlo explícitamente. Los invitados que se unieron desde Teams aparecen en las etiquetas de orador con su nombre para mostrar; los que se unieron desde un navegador suelen aparecer como "Invitado" o con el nombre que hayan introducido.

¿La transcripción de Teams admite idiomas distintos del inglés?

Sí. La transcripción nativa de Teams admite más de 60 idiomas, incluidos francés, español, alemán, japonés, árabe, chino y muchos otros. Seleccionas el idioma hablado antes de iniciar la transcripción. Lo que requiere Teams Premium es la transcripción traducida en vivo, donde los participantes leen la transcripción en un idioma distinto del que se habló.

¿Cuál es la diferencia entre los subtítulos en vivo y la transcripción en vivo en Teams?

Los subtítulos en vivo aparecen en tiempo real durante la reunión, pero nunca se guardan. La transcripción en vivo también aparece durante la reunión Y se guarda después con marcas de tiempo y nombres de los oradores. Ambas funciones están controladas por la política del administrador, pero son opciones de política independientes, así que tu organización puede tener una sin la otra.

Fuentes

• Información general: grabación y transcripción para reuniones, eventos y llamadas de Teams - Microsoft Learn
• Administradores: gestionar transcripciones y subtítulos en reuniones de Teams - Microsoft Learn
• Almacenamiento y permisos de grabaciones y transcripciones de reuniones de Teams en OneDrive y SharePoint - Microsoft Learn
• Resumen inteligente para llamadas, reuniones y eventos de Teams - Microsoft Learn
• Qué plan de Microsoft 365 incluye la función de grabación y transcripción - Microsoft Q&A
• Licencias de Microsoft Teams Premium - Microsoft Learn