Cómo transcribir una grabación de reunión de Teams

Para transcribir una reunión de Microsoft Teams, graba la reunión, descarga la grabación o copia su enlace compartible, súbela a la herramienta de audio a texto y exporta el texto como TXT, SRT, VTT u otro formato.

Una grabación de Teams normalmente se guarda como archivo de vídeo MP4, pero no tienes que volver a ver toda la reunión. Convierte el audio en una transcripción buscable, conserva las etiquetas de cada turno de palabra y usa el texto para notas, tareas pendientes o subtítulos. Esta guía te acompaña paso a paso para localizar la grabación, introducirla en la herramienta y pulir el resultado.

Lo que necesitas antes de empezar

Primero, confirma que la reunión se haya grabado realmente. Si tú la organizaste, habrás iniciado la grabación desde los controles de Teams. Si solo asististe, pide al organizador el enlace o el archivo de la grabación.

Teams guarda las grabaciones en OneDrive para las reuniones privadas y en SharePoint para las reuniones de canal. Puedes encontrar la grabación en el chat de la reunión cuando termine de procesarse, o en el OneDrive del organizador o en los archivos de SharePoint del canal.

También necesitas uno de los siguientes elementos:

• Una copia descargada de la grabación, normalmente un archivo MP4.
• Un enlace compartible a la grabación en OneDrive o SharePoint.
• Un archivo de solo audio, si ya convertiste la grabación con otra herramienta.

Tanto subir el archivo como pegar la URL llevan a la misma transcripción, así que elige lo que te resulte más cómodo.

Paso a paso: transcribir una grabación de reunión de Teams

1. Abre el chat de la reunión o la ubicación de la grabación. En Teams, ve al chat de la reunión o al evento del calendario. Si la grabación ya está lista, verás allí un enlace o una miniatura. Si no, abre el OneDrive del organizador o los archivos de SharePoint del canal y busca en la carpeta Grabaciones.

2. Descarga el archivo o copia un enlace para compartir. Para subir un archivo, descarga el MP4 a tu ordenador o teléfono. Para usar una URL en su lugar, abre la grabación en OneDrive o SharePoint, selecciona Compartir y copia el enlace. Si el enlace requiere iniciar sesión y no quieres lidiar con permisos, descarga el archivo. Si prefieres trabajar con enlaces, puedes pegar la URL en la herramienta de URL a texto.

3. Abre la herramienta de audio a texto. Ve a la herramienta de audio a texto y arrastra la grabación al área de subida, o pega tu enlace compartible en el campo de URL. La herramienta admite muchos idiomas, así que no hace falta convertir primero el idioma de la reunión.

4. Deja que la herramienta procese el audio. CATT transcribe el habla, detecta los distintos interlocutores y añade etiquetas de interlocutores. También prepara un resumen con IA y tareas pendientes a partir del contenido de la reunión. Este paso es automático, aunque las grabaciones más largas tardan más en procesarse.

5. Revisa la transcripción. Lee el texto mientras aún recuerdas bien la reunión y corrige cualquier nombre, sigla o término de producto que la herramienta haya entendido mal. Usa las etiquetas de interlocutores para comprobar quién dijo qué, y corrige los turnos que se hayan asignado a la persona equivocada, sobre todo donde hubo solapamientos de voz.

6. Exporta la transcripción. Elige TXT para notas de texto plano, SRT o VTT para subtítulos, u otro formato de la lista de exportación. Para notas de reunión, TXT es el punto de partida más sencillo.

7. Convierte la transcripción en actas o tareas pendientes. Para un resumen pulido, usa la transcripción como fuente. La guía sobre crear actas de reunión a partir de audio explica cómo convertir una transcripción en bruto en un documento de actas limpio, y extraer tareas pendientes de las reuniones muestra cómo sacar responsables y plazos.

¿Qué opción deberías usar?

Lo único que cambia es el punto de entrada. Todo lo que viene después de subir o pegar funciona igual.

Consejos para una transcripción más limpia

• Pide a los participantes que usen auriculares o un micrófono decente y que se silencien cuando no hablen. La mayoría de los errores de transcripción se remontan a la calidad del audio, y el ruido de fondo suele ser el culpable.
• Evita hablar a la vez. El solapamiento de voces es la principal causa de etiquetas de interlocutores desordenadas y frases fusionadas.
• Ten a mano una lista de nombres, siglas y términos de producto. Una lista breve preparada antes de la reunión agiliza el paso de revisión, porque sabes exactamente qué buscar.
• Revisa mientras la reunión sigue fresca. Recordarás quién dijo qué, lo que hace rápidas las correcciones de las etiquetas de interlocutores.
• Divide las grabaciones muy largas si el procesamiento se atasca. Una reunión extensa puede dividirse en fragmentos más cortos, transcribirse uno tras otro y combinarse en tus notas.
• Conserva la grabación original hasta que la transcripción esté guardada en un lugar seguro. Reprocesar una sección es mucho más fácil cuando todavía tienes el archivo original.

Si algo sale mal

La grabación aún no aparece en el chat. El procesamiento tarda un rato después de una reunión larga. Revisa la carpeta Grabaciones en OneDrive o SharePoint un poco más tarde en lugar de dar por fallida la grabación.

El enlace para compartir no carga. Probablemente el enlace está restringido. Ábrelo tú mismo en una ventana privada del navegador para comprobar los permisos, o descarga el archivo y súbelo.

Algunas palabras están mal. Corrige a mano los nombres, las siglas y los términos técnicos. Los acentos, el solapamiento de voces y el audio deficiente provocan la mayoría de estos errores, y una pasada rápida con la grabación abierta en otra pestaña suele bastar.

Las etiquetas de interlocutores parecen desordenadas. Corrígelas durante tu pasada de revisión. Si dos personas hablaron a la vez, la herramienta solo puede hacer su mejor suposición, así que un arreglo manual breve es normal.

Para terminar

Una vez que hayas hecho esto una vez, se convierte en una rutina repetible: grabar, conseguir el archivo o el enlace, subirlo a la herramienta de audio a texto, revisar las etiquetas de interlocutores y exportar. A partir de ahí, la transcripción alimenta lo que necesites después, ya sean actas, tareas pendientes, subtítulos o un registro buscable de la conversación.