So transkribieren Sie eine Teams-Besprechungsaufzeichnung

Um eine Microsoft Teams-Besprechung zu transkribieren, zeichnen Sie die Besprechung auf, laden die Aufzeichnung herunter oder kopieren ihren Freigabelink, laden sie in das Audio-zu-Text-Tool hoch und exportieren den Text als TXT, SRT, VTT oder in einem anderen Format.

Eine Teams-Aufzeichnung wird meist als MP4-Videodatei gespeichert, aber Sie müssen die ganze Besprechung nicht noch einmal durchsitzen. Verwandeln Sie das Audio in ein durchsuchbares Transkript, behalten Sie die Sprecherbezeichnungen für jeden Beitrag bei und nutzen Sie den Text für Notizen, Aufgaben oder Untertitel. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Aufzeichnung finden, in das Tool bekommen und das Ergebnis bereinigen.

Was Sie vorab benötigen

Vergewissern Sie sich zunächst, dass die Besprechung tatsächlich aufgezeichnet wurde. Wenn Sie sie organisiert haben, hätten Sie die Aufzeichnung über die Teams-Steuerelemente gestartet. Wenn Sie nur teilgenommen haben, fragen Sie beim Organisator nach dem Link oder der Datei der Aufzeichnung.

Teams speichert Aufzeichnungen privater Besprechungen in OneDrive und Aufzeichnungen von Kanalbesprechungen in SharePoint. Die Aufzeichnung finden Sie im Besprechungschat, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, oder im OneDrive des Organisators bzw. in den SharePoint-Dateien des Kanals.

Außerdem benötigen Sie eines der folgenden Elemente:

• Eine heruntergeladene Kopie der Aufzeichnung, meist eine MP4-Datei.
• Einen teilbaren Link zur Aufzeichnung in OneDrive oder SharePoint.
• Eine reine Audiodatei, falls Sie die Aufzeichnung bereits anderweitig konvertiert haben.

Sowohl der Datei-Upload als auch das Einfügen der URL führen zum selben Transkript – wählen Sie also, was für Sie einfacher ist.

Schritt für Schritt: Teams-Besprechungsaufzeichnung transkribieren

1. Öffnen Sie den Besprechungschat oder den Speicherort der Aufzeichnung. Gehen Sie in Teams zum Besprechungschat oder zum Kalendereintrag. Ist die Aufzeichnung fertig, sehen Sie dort einen Link oder eine Miniaturansicht. Falls nicht, öffnen Sie das OneDrive des Organisators bzw. die SharePoint-Dateien des Kanals und schauen Sie in den Ordner „Aufzeichnungen“.

2. Laden Sie die Datei herunter oder kopieren Sie einen Freigabelink. Um eine Datei hochzuladen, laden Sie die MP4 auf Ihren Computer oder Ihr Handy herunter. Möchten Sie stattdessen eine URL verwenden, öffnen Sie die Aufzeichnung in OneDrive oder SharePoint, wählen Sie Teilen aus und kopieren Sie den Link. Hängt der Link hinter einer Anmeldung und wollen Sie sich nicht mit Berechtigungen befassen, laden Sie lieber die Datei herunter. Wenn Sie lieber mit Links arbeiten, können Sie die URL in das URL-zu-Text-Tool einfügen.

3. Öffnen Sie das Audio-zu-Text-Tool. Rufen Sie das Audio-zu-Text-Tool auf und ziehen Sie die Aufzeichnung in den Uploadbereich oder fügen Sie Ihren Freigabelink in das URL-Feld ein. Das Tool unterstützt viele Sprachen, daher müssen Sie die Besprechungssprache nicht vorher konvertieren.

4. Lassen Sie das Tool das Audio verarbeiten. CATT transkribiert die Sprache, erkennt einzelne Sprecher und fügt Sprecherbezeichnungen hinzu. Außerdem bereitet es eine KI-Zusammenfassung und Aufgaben aus dem Besprechungsinhalt vor. Dieser Schritt läuft automatisch, längere Aufzeichnungen dauern allerdings entsprechend länger.

5. Prüfen Sie das Transkript. Lesen Sie den Text durch, solange die Besprechung noch frisch ist, und korrigieren Sie Namen, Abkürzungen oder Produktbegriffe, die das Tool falsch verstanden hat. Nutzen Sie die Sprecherbezeichnungen, um zu kontrollieren, wer was gesagt hat, und korrigieren Sie Beiträge, die der falschen Person zugeordnet wurden – besonders dort, wo mehrere gleichzeitig gesprochen haben.

6. Exportieren Sie das Transkript. Wählen Sie TXT für einfache Textnotizen, SRT oder VTT für Untertitel und Captions oder ein anderes Format aus der Exportliste. Für Besprechungsnotizen ist TXT der einfachste Ausgangspunkt.

7. Machen Sie aus dem Transkript ein Protokoll oder Aufgaben. Für ein gepflegtes Fazit nutzen Sie das Transkript als Quelle. Die Anleitung Besprechungsprotokoll aus Audio erstellen zeigt, wie Sie aus einem Rohtranskript ein sauberes Protokolldokument machen, und Aufgaben aus Besprechungen extrahieren erklärt, wie Sie Verantwortliche und Fristen heraussziehen.

Welche Option sollten Sie wählen?

Der einzige Unterschied liegt am Einstiegspunkt. Alles nach dem Upload oder dem Einfügen funktioniert genauso.

Tipps für ein saubereres Transkript

• Bitten Sie die Teilnehmenden, Kopfhörer oder ein ordentliches Mikrofon zu verwenden und sich stummzuschalten, wenn sie nicht sprechen. Die meisten Transkriptionsfehler lassen sich auf die Audioqualität zurückführen, und Hintergrundgeräusche sind der übliche Übeltäter.
• Vermeiden Sie es, durcheinanderzusprechen. Gleichzeitiges Reden ist die Hauptursache für verdrehte Sprecherbezeichnungen und vermischte Sätze.
• Führen Sie eine Liste mit Namen, Abkürzungen und Produktbegriffen. Eine kurze Liste, die Sie vor der Besprechung vorbereiten, macht den Prüfschritt schnell, weil Sie genau wissen, wonach Sie suchen müssen.
• Prüfen Sie, solange die Besprechung noch frisch ist. Sie erinnern sich daran, wer was gesagt hat, was Korrekturen der Sprecherbezeichnungen schnell macht.
• Teilen Sie sehr lange Aufzeichnungen, wenn die Verarbeitung stockt. Eine lange Besprechung lässt sich in kürzere Abschnitte zerlegen, nacheinander transkribieren und in Ihren Notizen wieder zusammenführen.
• Behalten Sie die Originalaufzeichnung, bis das Transkript sicher gespeichert ist. Einen Abschnitt erneut zu verarbeiten ist viel einfacher, solange Sie die Quelldatei noch haben.

Wenn etwas schiefgeht

Die Aufzeichnung ist noch nicht im Chat. Nach einer langen Besprechung dauert die Verarbeitung eine Weile. Schauen Sie etwas später in den Ordner „Aufzeichnungen“ in OneDrive oder SharePoint, statt anzunehmen, dass die Aufzeichnung fehlgeschlagen ist.

Der Freigabelink lädt nicht. Der Link ist wahrscheinlich eingeschränkt. Öffnen Sie ihn selbst in einem privaten Browserfenster, um die Berechtigungen zu prüfen, oder laden Sie die Datei herunter und laden Sie sie stattdessen hoch.

Wörter sind stellenweise falsch. Korrigieren Sie Namen, Abkürzungen und Fachbegriffe von Hand. Akzente, gleichzeitiges Reden und schlechte Audioqualität verursachen die meisten dieser Fehler, und ein kurzer Durchgang mit geöffneter Aufzeichnung in einem anderen Tab reicht meist aus.

Die Sprecherbezeichnungen wirken vertauscht. Korrigieren Sie sie während Ihres Prüfdurchgangs. Haben zwei Personen gleichzeitig gesprochen, kann das Tool nur eine bestmögliche Schätzung abgeben – eine kurze manuelle Korrektur ist also normal.

Zum Abschluss

Sobald Sie dies einmal gemacht haben, wird daraus eine wiederholbare Routine: aufzeichnen, Datei oder Link greifen, in das Audio-zu-Text-Tool hochladen, Sprecherbezeichnungen prüfen und exportieren. Das Transkript speist dann alles Weitere, ob Protokoll, Aufgaben, Untertitel oder ein durchsuchbarer Verlauf der Diskussion.